Archives de catégorie : Articles

Formation prise de notes et compte rendu le 6 et 7 juillet 2015 à Bordeaux par TFS ASSISTANTE

Ce que vous faites…

  • « j’ai beaucoup de mal à écouter et à prendre des notes à la fois ».
  • « je prends le maximum pour être sûr(e) de ne rien oublier, mais après j’ai un gros travail de tri ! ».
  • « je suis tellement concentré(e) sur mes notes que je perds le fil de ce qui est dit ».
  • « je prends tout en notes même si je ne suis pas certain(e) d’avoir compris ».

Une bonne technique de prise de note s’avère essentielle pour gagner du temps et rendre compte des échanges et des décisions prises.

Au cours de cette formation, nous vous proposons de maîtriser les secrets d’une prise de notes réussie et d’un compte rendu efficace.

Dates : 6 et 7 juillet 2015

 

Formation inter-entreprises :

350.00 € HT les deux jours

Conditions d’ouverture de la formation : minimum 3 personnes – maximum 8 personnes

 

Formation intra :

750.00 € HT les deux jours.

Maximum 8 personnes

 

Informations et inscriptions auprès de Christelle DANGLA

TFS Assistante au  06 61 22 53 21

Consultez notre catalogue de formation

 

TFS-Assistante – FORMATIONS SUR MESURE – DEVIS GRATUITS

Interventions : Bordeaux – Région Sud-Ouest

 

 

Dactylographie : La curieuse histoire des machines à écrire…

Machine à écrire - dactylographie30 mots à la minute, c’est le record d’écriture à la main établi aux Etats-Unis en 1853 ! Au XIXe siècle, l’augmentation du nombre de documents dans les entreprises oblige à réfléchir sur un moyen d’augmenter la rapidité d’écriture.

De plus, déchiffrer la correspondance est une opération qui prend du temps, si les  correspondants n’ont pas l’habitude de se lire mutuellement.

La machine à écrire va régler ces deux problèmes : lisibilité et vitesse.

NAISSANCE DE LA MACHINE A ECRIRE

L’idée de la machine à écrire est ancienne : une machine aurait été construite dès 1714 par un Anglais. Les premières machines sont à cadran : l’écriture est bien lisible mais peu rapide. Ces machines restent longtemps à la mode chez les particuliers pour « imprimer » les écrits personnels tels que les cartons d’invitation. Plusieurs machines de ce type sont mises au point pour permettre aux aveugles de lire.
Dans un premier temps, on ne songe pas à utiliser ces machines pour le travail de bureau. L’invention du clavier est décisive car elle permet la vitesse.
C’est un imprimeur, Latham Sholes, qui en 1873 aux Etats Unis conçoit la première « type-writer » dont il dépose le brevet. Il signe un contrat d’association avec le fabricant d’armes Remington pour une fabrication industrielle. La première machine sort des usines Remington en 1874. Très décorée, elle ressemble à une machine à coudre. Elle ne permet que l’écriture en majuscules. A partir des années 1880, les améliorations sont constantes : écriture en majuscules et en minuscules, machine portable inventée en 1877, écriture visible après 1893. (Jusqu’à cette date, la dactylographe ne voyait pas ce qu’elle tapait.)

DIFFUSION DE LA MACHINE A ECRIRE

touhes machine à écrireA partir de 1880, la machine à écrire se répand dans les bureaux aux Etats Unis. Les fabricants organisent des démonstrations publiques destinées à convaincre les hommes d’affaires de son utilité. La machine à écrire permet un gain de temps, encore faut-il qu’elle soit utilisée par des personnes exercées. Des cours professionnels sont créés car l’entraînement est nécessaire.
En France, la machine à écrire, venue des Etats Unis, fait son apparition en 1883. Les sténo-dactylographes font leur entrée dans les bureaux des entreprises, mais aussi dans les administrations avant 1900.

DEBATS CHEZ LES DACTYLOGRAPHES

concours dactylographie2Les constructeurs de machines à écrire sont innombrables ainsi que les modèles de machines. Le bon dactylographe doit pouvoir s’adapter à tous les modèles.
Plusieurs critères sont évalués : vitesse, taille de la machine, lisibilité de l’écriture, fatigue musculaire de la main engendrée par la frappe… Un débat agite particulièrement les milieux dactylographiques : la place des lettres sur le clavier. Sur les premiers modèles, les lettres sont disposées en ordre alphabétique ; puis des américains conçoivent un clavier selon la fréquence d’utilisation des lettres dans la langue anglaise (clavier DHIATENSOR). Mais finalement, c’est le clavier QWERTYOP qui s’impose comme clavier standard aux Etats Unis.
Le même débat intervient en France. Un premier clavier français est défini ZHJAYSCPG, remplacé ensuite par le clavier AZERTY. Ce clavier économise la fatigue musculaire des doigts entraînée par la frappe sur des mécaniques qui restent « dures » au toucher. Il présente aussi l’avantage, en ralentissant la frappe, d’empêcher les barres à caractères de s’enchevêtrer et de se bloquer au point de frappe.
Autre problème en discussion : la méthode de frappe. Les premiers utilisateurs de machines à écrire tapent avec deux ou trois doigts car c’est le seul moyen de s’adapter à la diversité des claviers et des machines. Mais la multiplication du nombre des dactylographes oblige à élaborer des méthodes de formation et d’entraînement. La méthode « des dix doigts » s’impose lorsque les claviers sont standardisés. Pour gagner en vitesse on apprend à taper sans regarder son clavier (frappe dite « en aveugle »), à savoir changer rapidement une feuille ou à renvoyer très vite le chariot. La frappe doit être régulière et cadencée (certains cours professionnels préconisent d’ailleurs d’apprendre à taper en suivant une musique ou au rythme d’un métronome). On étudie la meilleure position des mains sur le clavier, la position du corps sur la chaise… Les concours de dactylographie sont les meilleurs bancs d’essai des machines et des techniques.

LES CONCOURS DE DACTYLOGRAPHIE

Les premiers concours, organisés dès la fin du XIXe siècle, favorisent les progrès techniques sur les machines dont ils démontrent l’utilité : vitesse d’écriture, lisibilité. Dans l’esprit des contemporains, la vitesse, c’est le progrès. Les champions tentent de battre des records de nombre de mots tapés à la minute. Les Français sont loin derrière les Américains : en 1921, 70 mots-minute pour Mademoiselle Piau, championne française incontestée, contre 131 mots-minute pour le champion américain. Il est vrai que les mots français sont plus longs et plus complexes que les mots anglais. Mais surtout la « méthode des dix doigts » n’est pas généralisée en France.
Les concours de dactylographie n’ont pas seulement des fins publicitaires. Ils sont aussi, de plus en plus souvent, organisés par les employeurs pour stimuler la productivité de leurs employés. On fait miroiter de meilleurs salaires aux lauréats, mais la référence aux performances des champions permet aussi d’exiger des salariés une production accrue.
De ce fait, une organisation professionnelle, la Chambre syndicale des sténographes, dactylographes et mécaniciens dactylographes est amenée en 1911 à se déclarer contre les concours de dactylographie.

Source : http://www.archivesnationales.culture.gouv.fr/

“Populaire”, histoire pétillante d’une dactylo qui tape plus vite que son ombre

Populais-Romain-Duris-Deborah-Francois“Populaire” est une comédie pétillante de Régis Roinsard, jouée avec talent par Romain Duris et Déborah François, qui raconte comment, dans les années 1950, une jeune fille qui veut s’émanciper en devenant secrétaire finit star grâce à ses dons de dactylo.

Rose Pamphyle (Déborah François), 21 ans, vit dans un petit village normand avec son père (Frédéric Pierrot) qui veut lui faire épouser le fils du garagiste. Mais la vie de femme au foyer, très peu pour elle! Rose a de l’ambition: devenir secrétaire et être une femme indépendante!

La voilà partie dans la grande ville, Lisieux, à la recherche d’un travail. Justement, Louis Echard (Romain Duris), 36 ans, patron charismatique d’un cabinet d’assurance, cherche une secrétaire.

Mais l’entretien d’embauche est un fiasco. Rose n’est pas douée, sauf pour taper à la machine. En véritable Lucky Luke de la dactylographie, elle tape plus vite que son ombre. Louis Echard en est tout ébahi et promet de l’engager… à condition qu’elle participe à des concours de vitesse dactylographique, et surtout, qu’elle les gagne!

L’assureur s’improvise entraîneur, sans se douter que l’amour sera bientôt au rendez-vous, ce qui va singulièrement compliquer les rapports entre la secrétaire et son patron. Mais tout finira bien comme dans les romans roses.

Du rose, justement il y en a beaucoup dans cette comédie où les acteurs (il y a également Bérénice Béjo, Miou-Miou, Eddy Mitchell, Nicolas Bedos) ont visiblement pris du plaisir à tourner ensemble.

L’atmosphère des années 50 (l’action se passe en 1958) est admirablement rendue par Régis Roinsard qui dit avoir voulu “recréer une France fantasmée”. Les vêtements, les voitures, les téléphones d’alors, les intérieurs et leur déco… On se croirait revenu 50 ans en arrière.

“Un rôle avec flingue”

“On retrouve dans +Populaire+ l’atmosphère des films hollywoodiens de l’époque, avec leur côté pop, coloré, bulles de champagne”, souligne auprès de l’AFP Déborah François, avec un beau sourire.

La jeune femme tient à faire savoir qu’elle n’est pas doublée. Pour jouer Rose, elle a “appris la dactylo pendant sept mois, deux à trois heures par jour!”

Alors que la championne du monde de dactylographie du film, que Rose part défier en Amérique, tape plus de 500 mots à la minute, Déborah François est aujourd’hui capable d’en taper… plus de 400. Mais ce qu’elle aime le plus dans Rose, c’est son côté femme indépendante. “Ma grand-mère était comme ça”, dit-elle avec fierté.

“Quand je me suis vu coiffé et habillé façon années 50, je me suis dit: +Tiens, j’ai la gueule de mon grand-père.+ Et là, j’ai senti qu’on était dans le juste”, affirme de son côté Romain Duris. Selon lui, “+Populaire+ est réussi car il mêle le fantasme et le réel.”

Comme souvent dans ses rôles, le comédien joue avec une sorte de nonchalance distanciée qui renforce le côté aérien du film. “Et pourtant, dans le travail, je suis extrêmement stressé. Je doute mais ça ne se voit pas”, confie-t-il.

Romain Duris tourne actuellement “Le casse-tête chinois”, suite de “L’auberge espagnole” et des “Poupées russes” de Cédric Klapisch. Et on le verra bientôt dans “L’écume des jours” de Michel Gondry.

Après la comédie, l’acteur veut changer de registre. “J’ai envie d’un rôle avec un flingue. Allez savoir pourquoi!” s’exclame-t-il en souriant. “Il y aurait des flics, ça se passerait en France, pas en Amérique. On ne va quand même pas se la jouer!”

Source : http://www.lepoint.fr

La fête des secrétaires

La fête des secrétaires est une fête annuelle créée en l’honneur des secrétaires et assistantes.
En France, la fête des secrétaires est fêtée tous les ans, chaque 3e jeudi du mois d’avril. En Amérique du Nord la semaine des secrétaires a lieu la dernière semaine complète du mois d’avril (de dimanche à samedi) et la journée de la secrétaire a lieu le mercredi de cette semaine.

Les dates de la fête des secrétaires en France pour 2013, 2014 et 2015.

France

2014

2015

2016

Fête des secrétaires

17 Avril

16 Avril

21 Avril

Historique

La fête des secrétaires est née en 1951 aux États-Unis pour pallier la pénurie nationale en personnel de bureau qualifié. À l’initiative de la campagne de sensibilisation, Mary Barrett, Présidente de l’Association Nationale des Secrétaires et C. King Woodbridge, Président de Dictaphone Corporation, avec l’aide d’Harry Klemfuss, consultant en relations publiques chez Young & Rubicam.

Aux États Unis

La première semaine des secrétaires s’est tenue du 1er au 7 juin 1952.
Les objectifs officiels qui ont conduit à la création de la semaine des secrétaires étaient :

  • de reconnaître la      contribution des secrétaires à l’économie, puisque leurs compétences, leur      loyauté et leur efficacité permettent aux entreprises et aux bureaux      gouvernementaux d’être en mesure de s’acquitter de leurs activités      quotidiennes ;
  • d’attirer l’attention, à      l’aide d’une publicité positive, sur l’immense potentiel qu’offre la      carrière de secrétaire.

En France

C’est en 1991, sous l’impulsion de filiales françaises de groupes américains, que naît en France la Fête des secrétaires et assistantes, le troisième jeudi du mois d’avril. Néanmoins, cet événement ne prendra réellement son essor qu’en 1999 avec la création du site communautaire super-secretaire.com et le lancement du magazine professionnel Assistante Plus en septembre 2001.
Depuis avril 2005, l’événement connaît un retentissement encore plus important avec Assist’expo, le premier salon national pour les secrétaires et assistant(e)s.
Depuis 2009, le Salon Carrefour des Assistantes & les médias Activ’Assistante donnent une forte influence à cet évènement.

Source : Wikipedia

Championnat de France de dactylographie en 1963

Découvrez dans cette vidéo un concours de dactylographie qui s’est déroulé le 13 mai 1963.
190 candidates et 5 candidats ont disputé ce championnat de France de dactylographie. C’est mademoiselle Versois qui l’a emporté à la vitesse de 66 mots par minute devant mademoiselle Loricet, 64 mots par minute.

Vous serez surpris de la vitesse à laquelle les candidates et candidats tapent à la machine au cours de cette épreuve !

Le rôle de l’Assistante

le role de l'assistanteL’Assistante

S’il est un métier qui a connu des évolutions importantes et qui a su s’adapter aux changements, c’est bien celui d’assistante. C’est un métier présent dans tous les secteurs d’activités, dans la majorité des services, dans toutes les régions et dans toutes les entreprises quelle que soit leur taille. C’est un métier en constante évolution et dont le niveau de qualification ne cesse d’augmenter.

L’efficacité professionnelle de l’assistante est le levier de la performance du manager et de l’équipe. Les compétences d’une assistante pour répondre aux objectifs ambitieux et divers de leur manager ou de leur équipe sont nombreuses. Je remarque qu’il s’agit d’un subtil équilibre de maîtrise des techniques du poste et d’excellence relationnelle :

• Les nombreux savoir-faire du poste.

L’assistante se doit d’être organisée pour gérer son temps, celui du manager, celui de l’équipe. Elle doit savoir gérer l’information, la rechercher, la traiter et la mettre à disposition. Elle doit aussi être experte de la communication orale et écrite et de la mise en page de tous les documents professionnels.

• Les ressources personnelles de l’assistante sont capitales.

Il s’agit d’abord pour elle de savoir travailler avec son manager pour optimiser l’efficacité de la collaboration. Il s’agit également d’assumer sa mission d’interface en adoptant le comportement juste et en jouant un rôle utile dans la réduction des tensions et dans la prévention des conflits, d’où un renforcement du comportement professionnel.